MAGNETON a.s. 

compliance

        POLITIKA COMPLIANCE A PROGRAM JEJÍHO UPLATŇOVÁNÍ

 Politika Compliance a program jejího uplatňování ve společnosti MAGNETON a.s. (dále jen jako „Compliance“) nastolují trend řízení Společnosti.

 Společnost považuje za vhodné deklarovat, že její aktivity respektují níže uvedená pravidla společenského chování, která jsou v evropském prostoru podnikání běžným standardem, a požaduje po svých zaměstnancích náležitou sounáležitost s nimi.

 Pravidla etického chování mají současně oporu v interních dokumentech nezávisle certifikovaných či prověřovaných v oblasti právní, pracovně-právní i finanční, platných pro společnost, přezkoumaných, aktualizovaných jejich zpracovateli, schválených představenstvem Společnosti nebo jím pověřenými zaměstnanci pro danou oblast řízení Společnosti.

1.   Politika Compliance:

Společnost MAGNETON a.s. deklaruje, že:

• v rámci svého podnikání a obchodní činnosti respektuje právo na konkurenci a soutěžní právo s přesvědčením, že výhradně férová konkurence může svobodně rozvíjet Společnost jako takovou,
• ve výrobní a obchodní činnosti zajišťuje uznávané standardy kvality a zdravotní nezávadnosti své produkce, ochrany životního prostředí a udržitelnosti přírody a jí vedené účetnictví podává věrný obraz hospodaření Společnosti,

Společnost dále deklaruje, že jsou důsledně podporovány:

• demokratické hodnoty, ochrana a dodržování lidských práv dle Listiny základních práv a svobod,
• práva každého člověka bez ohledu na jeho původ, etnickou příslušnost, rasu, barvu pleti, mateřský jazyk, věk, pohlaví, rodinný stav, zdravotní stav, sexuální orientaci, ekonomickou situaci, náboženské a politické přesvědčení, společenské postavení,
• zásady rovného přístupu k zaměstnancům, jejich důstojnost, soukromí a osobní práva,
• činnost zaměstnanců pouze v souladu s právními předpisy,
• principy péče o životní a pracovní prostředí a jeho trvale udržitelný rozvoj ve všech oblastech působnosti,
• důstojné podmínky práce zaměstnanců,
• pravidla dodržování a zajištění bezpečnosti práce a zásad ochrany zdraví, vybavení zaměstnanců pracovními a ochrannými pomůckami, zákaz požívání alkoholických nápojů a omamných a psychotropních látek na pracovišti a v rámci pracovní doby i mimo pracoviště, vstupovat pod vlivem těchto látek na pracoviště stejně jako užívat tyto látky mimo pracovní dobu takovým způsobem, který by mohl ovlivnit pracovní výkon či a narušit bezpečnost a ochranu zdraví na pracovišti. Zaměstnanci jsou povinni udržovat své pracoviště bezpečné a uklizené.
• dobročinné aktivity, když sponzorské smlouvy uzavírá vždy písemně a za transparentních podmínek,
• zásady věrného obrazu účetnictví, přičemž v rámci evidence účetnictví a hospodaření společnosti je vždy postupováno v souladu s obecně závaznými právními předpisy, jsou dodržovány účetní principy a standardy, vykazovány pravdivé a úplné informace. Účetní závěrka Společnosti musí být vypracována včas a musí pravdivě, jasně a srozumitelně informovat o finanční situaci a hospodářských výsledcích Společnosti,
• zásady ochrany práv duševního vlastnictví, včetně užívání software, kde dbá na ochranu práv vyplývajících z jejího duševního vlastnictví a rovněž neoprávněně nezasahuje do práv duševního vlastnictví třetích osob. Zaměstnanci jsou povinni používat osobní počítače či jiné hardwarové vybavení zodpovědným způsobem a pouze v rámci plnění pracovních úkolů. Osobní využití předpokládá souhlas zaměstnavatele a musí mít rozumnou formu a míru, přičemž zaměstnanci jsou povinni chránit bezpečnost informačních systémů Společnosti a dat v nich umístěných.
• zásady ochrany informací, kdy zpracování, uchovávání a nakládání s osobními údaji je v souladu s právními předpisy a rovněž vnitřními předpisy Společnosti,
• zásady při nakládání s majetkem Společnosti, které je plně v souladu s obecně závaznými právními předpisy a vnitřními předpisy Společnosti. Především jsou zaměstnanci povinni počínat si tak, aby nedocházelo ke zneužívání, poškozování či ničení majetku Společnosti a účinně předcházeli vzniku škody.  Se svěřeným majetkem hospodaří s péčí řádného hospodáře, nezneužívají svěřených prostředků pro své soukromé účely, pokud není dohodnuto jinak. Veškeré dokumenty a práva z nich plynoucí jsou majetkem Společnosti a zaměstnanci jsou povinni s nimi takto nakládat. Při nakládání s peněžními prostředky jsou zaměstnanci povinni si počínat s maximální pečlivostí. Všechny transakce musejí být řádně účetně zdokumentovány a evidovány.

Zároveň Společnost požaduje, aby zaměstnanci:

• při uzavírání smluv a podávání nabídek třetím osobám postupovali v souladu s právními předpisy a vnitřními předpisy Společnosti,
• dodržovali právní normy v oblasti opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu dle platného vnitřního předpisu,
• nevedli se svými obchodními partnery jednání, porušující pravidla hospodářské soutěže a dodržovali vnitřní předpisy, zakotvující pravidla férové hospodářské soutěže, nebyli účastni formálních ani neformálních dohod narušujících hospodářskou soutěž,
• dodržovali platné právní předpisy země působnosti Společnosti,
• byli nestranní a objektivní k řešeným záležitostem a odmítali nátlak, vliv, přání nebo žádosti, dary či výhody, které by mohly ohrozit jejich nestrannost,
• vyvarovali se při své práci střetu zájmů, popř. případnému střetu zájmů, který by mohl nastat, bez zbytečného prodlení uvědomili svého nadřízeného,
• vzniknou-li krizové či nestandardní situace, které by měly být sděleny a projednány vedením Společnosti (hlášení mimořádných událostí, nebezpečných situací a stavů) s potřebou právního nebo pojistného zajištění, jednali dle příslušného vnitřního předpisu Společnosti neprodleně tak, aby mohly být preventivně odstraněny nebo zmírněny případné škodní a morální následky události,
• zjistí-li podezřelé okolnosti ukazující, že existuje možnost vzniku finanční, obchodní, technické, bezpečnostní, morální nebo společenské újmy, popř. újmy na životním prostředí, či má-li kterýkoliv zaměstnanec, obchodní partner nebo jakákoliv třetí osoba pochybnost o tom, zda je konkrétní záležitost v souladu se zásadami této Směrnice a pravidel etického chování, má a povinnost obrátit se na svého nadřízeného, či na linku Tell Us na telefonním čísle +420  573 592 113,  kde je zajištěno, že sdělení, stížnosti nebo upozornění budou detailně, odborně, nestranně a diskrétně prošetřena.

Ve Společnosti se dále považuje za běžný standard etického chování:

• dodržovat pokyny Pracovního řádu a interních předpisů,
• chránit majetek Společnosti a nepoužívat ho pro vlastní potřebu či pro potřebu jiné osoby, nebo ho používat pouze v určeném rozsahu dle vnitřních předpisů Společnosti a povolení nadřízeného,
• dbát pravidel loajality ke svému zaměstnavateli, nezneužívat svého postavení, znalostí, důvěrných informací, osobních kontaktů, získaných při výkonu zaměstnání v neprospěch Společnosti, ve svůj prospěch nebo ve prospěch třetích osob,
• být si vědom své zodpovědnosti v rozsahu svého funkčního zařazení, vystupovat jako spolehlivý partner, dávat přednost své profesionální odpovědnosti před soukromými zájmy,
• vykonávat svou práci čestně, slušně, svědomitě, objektivně, bez zbytečných průtahů, korektně, zodpovědně, vstřícně, s náležitou péčí, racionálně, v kooperaci s ostatními zaměstnanci, smysluplně, iniciativně s ohledem na přijaté cíle a plány svého zaměstnavatele,
• dbát na ochranu používaných a zpracovávaných dat ve Společnosti tak, aby tato data nemohla být zneužita v cizí prospěch, svěřovat soubory dat a dokumentů jen určeným osobám dle jejich oprávnění pro danou činnost,
• vystupovat na veřejnosti tak, aby nebylo poškozeno dobré jméno Společnosti nevhodnými aktivitami, chováním a jednáním.

2.   Organizace zajištění zásad Politiky Compliance:

a)         Představenstvo přijalo a průběžně aktualizuje „Politiku Compliance“, která je uvedena v odstavci 2.1 této Směrnice.

b)         Představenstvo dále ustanovilo tým, tzv. Compliance management, jehož řídící Compliance officer, společně s ustanoveným týmem segmentových Compliance officerů, zastřešuje prosazování této Směrnice ve Společnosti, tj. má pravomoc zajišťovat všechny návazné činnosti, tj. získávat a prověřovat skutečnosti související s prosazováním zásad, organizovat a provádět školení zaměstnanců, přezkoumávat případné odchylky proti jeho znění, a to v kooperaci s určenými organizačními útvary, zjišťovat podklady k řešení nahlášených podnětů a odpovědně je posuzovat).

c)         Představenstvo touto Směrnicí stanovuje - na podporu racionálního řešení podnětů - průkazné, nezávislé a důvěrné mechanismy k prošetření jejího případného porušení.

d)         Vyvození závěrů z přezkoumání těchto podnětů je v kompetenci představenstva, a to s přímou odbornou podporou určených útvarů.

           ZÁKLADNÍ POŽADAVKY

 Jedním ze základních pojmů této Směrnice, je pojem integrita, která se obecně chápe jako úroveň etiky a důvěryhodnosti Společnosti. Charakterizuje úroveň vztahu Společnosti ke všem jejím obchodním partnerům, spolupracovníkům, akcionářům a veřejnosti, která dále formuje vystupování, jednání a chování jejich zaměstnanců v každodenní práci.

1.     Chování v souladu se zákony

 Dodržovat právní předpisy patří k hlavním zásadám Společnosti. Všichni jeho zaměstnanci jsou povinni jednat v souladu s právem a dbát, aby nedocházelo k jeho porušování. Chování zaměstnanců v souladu s právem zahrnuje dodržování:

• právních předpisů země sídla Společnosti,
• závazných interních předpisů Společnosti.,
• interních předpisů Společnosti týkajících se zejména pracovních povinností zaměstnanců, požární ochrany, bezpečnosti práce, nakládání s chemickými látkami a nebezpečnou věcí, prevence závažných havárií, hlášení mimořádných událostí, opatření při zacházení s výpočetní technikou, popř. daty, které jsou vytvořeny v souladu s právními předpisy a zároveň  specifikují  rozpracování  právních  předpisů  do  praktického  použití  ve  Společnosti,
• pravidel etického chování.

Všichni zaměstnanci musí dodržovat nejen právní předpisy a vyvarovat se porušení zákona zvláště v oblasti možných trestně právních postihů, ale musí také vzít v úvahu i důsledky, které by vznikly porušením povinností, vyplývajících z pracovní smlouvy.

2.   Odpovědnost za obraz Společnosti na veřejnosti

Společnost prosazuje dodržování integrity, tj. etiky a důvěryhodnosti v jednání Společnosti, přičemž management Společnosti se aktivně podílí na šíření těchto zásad a dbá na jejich uplatnění v praxi.

• Snahou Společnosti je naplňovat etické, ekologické, sociální  aj. závazky vůči veřejnosti, a to na základě plnění každodenních povinností svých zaměstnanců s cílem zamezit neadekvátnímu chování, které by mohlo Společnost poškodit na veřejnosti ve vztahu k veřejným institucím a obchodním partnerům.
• Výše uvedený systém odpovědnosti Společnosti ve vztahu k veřejnosti je podpořen soustavou závazných interních předpisů, kterými se zaměstnanci řídí.
• Kontrola systému Compliance je řízena managementem a prováděna k tomu pověřeným odborem. Řešení vzešlá jako doporučení jsou zajišťována za podpory personálního a právního útvaru Společnosti.
• Zprávy a rizika systému Compliance projednává management.
• V oblasti etických závazků, veřejnosti v oblasti zdravotní nezávadnosti produkce, ekologie a bezpečnosti obecně zajišťují standardy dobrovolně přijatých mezinárodních norem útvary řízení kvality ve Společnosti. Kontrolu těchto zavedených standardů každoročně provádějí specializované certifikačními orgány.
• Zaměstnanci Společnosti jsou povinni vždy vystupovat v rámci své činnosti reprezentativním způsobem a přispívat tak k budování dobrého jména a pověsti Společnosti.
• Zaměstnanci mají povinnost nakládat s obchodní firmou, logy, symboly a dalšími znaky identifikujícími či reprezentujícími Společnost v souladu se zákonnou úpravou, vnitřními předpisy, náležitou úctou a respektem, zejména neužívat je nevhodným způsobem.
• Zaměstnanci jednající za Společnost vystupují vůči třetím osobám vždy vážně a zdvořile. Veškerý kontakt s třetími osobami uskutečňují způsobem, který respektuje důstojnost těchto osob a prospívá dobré pověsti Společnosti. Společnost dbá na spolehlivé, korektní a důvěryhodné jednání zejména vůči svým zákazníkům.

3.   Zásady výběru, jednání a chování zaměstnanců, vzájemný respekt, poctivost a integrita

 Společnost klade stěžejní důraz na stabilní vztah se svými zaměstnanci, jehož základem je společné úsilí o naplňování cílů Společnosti.

Společnost usiluje o to, aby osoby zařazené na danou pozici splňovaly veškeré předpoklady pro výkon pracovní činnosti na této pozici. Společnost rovněž usiluje o maximální odbornost a kvalifikaci svých zaměstnanců.

Zaměstnanci Společnosti jednají s nejvyšším standardem osobního a profesionálního přístupu, zejména jednají čestně, zodpovědně, s respektem a v souladu s dobrými mravy. Zaměstnanci jsou povinni jednat jménem Společnosti vždy s patřičnou opatrností, odbornou péčí a s respektem vůči právním předpisům a vnitřním předpisům Společnosti včetně této Směrnice.

Pracovní podmínky v rámci Společnosti vždy odpovídají požadavkům národních zákonných norem a předpisů a příslušných úmluv Mezinárodní organizace práce (ILO), jimiž je Česká republika vázána.

Na pracovištích Společnosti je zcela zakázána nucená nebo otrocká práce či jakékoliv jiné formy nedobrovolné práce. Společnost zakazuje uplatňování praktik, které by omezovaly svobodný pohyb zaměstnanců, vyjma omezení stanovených právními předpisy či vnitřními předpisy Společnosti, přijatými na základě právních předpisů zejména s ohledem na dodržování bezpečnosti a ochrany zdraví na pracovišti.

Společnost nezaměstnává osoby, jejichž věk by byl nižší než zákonem stanovená minimální věková hranice. Společnost zcela odmítá dětskou práci.

Běžná týdenní pracovní doba, přesčasová práce a právo na odpočinek odpovídají zákonným předpisům, kolektivním smlouvám uzavřenými s odborovými organizacemi a mezinárodním úmluvám.

Společnost respektuje obecně závazné právní předpisy upravující odměňování zaměstnanců za práci a zavazuje se poskytovat svým zaměstnancům za odvedenou práci spravedlivou odměnu.

Zaměstnanci Společnosti jsou povinni počínat si tak, aby jejich politické aktivity neměly jakýkoliv negativní vliv na Společnost a na dodržování povinností vyplývajících z pracovněprávního či jiného vztahu se Společností.

Zaměstnanci Společnosti jsou si vědomi svých povinností a zodpovědností, vyplývajících z interních a právních předpisů, zvláště zákoníku práce a Pracovního řádu, etického kodexu platného pro zaměstnance Společnosti, a to jak v interní spolupráci, tak vůči externím partnerům.

Společnost:

• zajišťuje rovné příležitosti uchazečům o zaměstnání k získání pracovní pozice a rovněž zajišťuje srovnatelné podmínky pro zaměstnance bez rozdílu věku, rasy, národnosti, náboženství, pohlaví, hendikepu, etnickou nebo politickou příslušnost nebo jiné odlišné charakteristiky,
• netoleruje a postihuje násilí, výhrůžky, zastrašování, diskriminaci, jakékoliv útoky či jiné nevhodné chování na pracovišti,
• respektuje lidskou důstojnost, soukromí a osobní práva každého jednotlivce,
• odmítá především sexuální obtěžování či nevítané pokusy některého ze zaměstnanců o navázání sexuálního či jiného intimního vztahu s jiným zaměstnancem. Zakázány jsou však i jiné nepatřičně citově zabarvené tělesné či slovní projevy a také vytváření takového pracovního prostředí, které je pro jednotlivce či skupinu lidí určitého pohlaví z tohoto důvodu nepřátelské, nedůstojné, zastrašující či urážlivé.
  • kromě rovného přístupu a nediskriminace prosazuje týmovou spolupráci s ochotou sdílet informace a poznatky,
• je nakloněna prosazovat inovace, nové návrhy a řešení, přínosné změny, schopnost akceptovat nová řešení do praxe, ochotu pomoci vhodným způsobem spoluzaměstnanci,
• plně respektuje práva svých zaměstnanců, včetně tajemství dopravovaných zpráv, a uznává jejich soukromí, osobní hodnoty a potřeby,
• aktivně zpřístupňuje všechny informace, které by zaměstnanci měli vědět či ke své práci potřebují znát,
• aktivně podporuje pravidelné vzdělávání svých zaměstnanců, zaměstnanci jsou oprávněni požádat o školení, které prohloubí jejich kvalifikaci nebo které souvisí se zastávanou pracovní pozicí,
• poskytuje adekvátní a motivující pracovní prostředí a dbá na zachování jeho důstojnosti,
• řádně zabezpečuje potřebnou bezpečnost a ochranu zdraví při práci,
• přijímá nové zaměstnance na základě jejich kvalifikace, schopností a dovedností,
• spravedlivě odměňuje zaměstnance za odvedenou práci a dle svých možností jim poskytuje zaměstnanecké benefity,

Zaměstnanci se zavazují dodržovat vůči sobě pravidla, dle kterých:

• se ke svým kolegům chovají s úctou, vzájemně respektují svá práva a neobtěžují je nepřípustnými návrhy,
• respektují názory druhých, komunikují mezi sebou navzájem přátelsky,
• nadřízení důvěřují svým podřízeným, ukládají jim jasné a dosažitelné cíle a podporují v nich pocit zodpovědnosti.

Zaměstnanci se zavazují vůči Společnosti dodržovat pravidla, dle kterých:

• vždy jednají ve prospěch Společnosti a vystupují tak, aby nepoškodili dobré jméno Společnosti,
• svědomitě dodržují nejen platné právní předpisy, nýbrž i vnitřní předpisy a zavazují se aktivně zjišťovat aktuálnost relevantních předpisů, které potřebují k výkonu své práce,
• předcházejí možnostem střetu vlastních zájmů se zájmy Společnosti či jejích partnerů, zejména nesmějí využít svého postavení ve Společnosti, získaných informací či obchodních kontaktů získaných v průběhu práce pro Společnost k obohacení sebe nebo jiného anebo vykonávat práci pro dodavatele a konkurenty, nejedná-li se o vědeckou, pedagogickou, publicistickou, literární nebo uměleckou činnost, správu vlastního majetku, zastávání čestné funkce, anebo pokud nemá tato činnost negativní vliv na obchodní politiku Společnosti nebo plnění úkolů, které byly zaměstnanci svěřeny,
• dbají na bezpečnostní ochranu při používání IT systémů a zpracovávání dat,
• zachovávají mlčenlivost o know-how Společnosti, respektují autorská práva druhých a chrání i další formy duševního vlastnictví, a to i po skončení pracovního poměru, i při výkonu vědecké, pedagogickou, publicistické, literární nebo umělecké činnosti, správě vlastního majetku, zastávání čestné funkce.
• nezneužívají důvěrné (interní, veřejnosti nedostupné) informace či obchodní kontakty získané v souvislosti se svou pracovní činností ve svůj prospěch či prospěch jiné osoby anebo pro jiný než služební účel; s těmito daty zacházejí obezřetně a s náležitou péčí,
• v žádném případě nenabízejí, neslibují a neposkytují dary a jiné neoprávněné výhody třetím stranám či osobám, pokud nejde o reklamní předměty poskytované s vědomím vedení Společnosti nebo se nejedná o drobné dárky či pohoštění v rámci běžných obchodních zvyklostí, a už vůbec je nepřijímají a nevyžadují,
• dbají o svůj zevnějšek a odborný růst,
• bez zbytečného odkladu hlásí podezření o závažném porušení kodexu, porušení trestněprávních jakož i dalších právních předpisů,
  • řádně využívají pracovní dobu k plnění svěřených úkolů a ke své práci přistupují svědomitě a tvůrčím způsobem,
  • jsou oprávněni podávat stížnosti, návrhy, podněty či jiná podání upozorňující na neetické jednání či navrhující opatření ke zlepšení.

4.   Vedení, odpovědnost a kontrola vedoucích zaměstnanců

 Vedoucí zaměstnanec zodpovídá za svěřené zaměstnance ve smyslu Organizačního řádu a Pracovního řádu, včetně příslušných školení.

• Jde ostatním příkladem poctivým chováním a jednáním, zejména striktním dodržováním právních a vnitřních předpisů.
• Stará se to, aby jemu podřízení zaměstnanci měli dostatečné znalosti i prostředky umožňující jim řádný výkon pracovní činnosti.
• S ohledem na zásady této Směrnice je povinen organizovat a kontrolovat plnění zadaných úkolů, dbát přitom respektování právních předpisů a interních předpisů a bránit jakémukoliv jejich porušení.
• Při zajišťování úkolů technickoprovozní povahy je povinen nechat danou záležitost odborně přezkoumat z hlediska technických podkladů odpovídajících dané záležitosti, bezpečnostním, požárním, zdravotním a ekologickým aspektům včetně předložení příslušné dokumentace, certifikátů a osvědčení, výsledků zkoušek a atestů.
• Netoleruje porušování právních předpisů a při pokusu o porušení právních předpisů vyvodí nekompromisně pracovně právní důsledky. Je si vědom toho, že porušení pravidel bezpečnosti práce, požární ochrany, zanedbání preventivních opatření a údržby vede nejen k etickým následkům pro společnost a postižené zaměstnance, ale i k materiálním a finančním škodám, které značně převyšují náklady preventivní činnosti.

          VZTAH K OBCHODNÍM PARTNERŮM A TŘETÍM SUBJEKTŮM

1.     Respektování práva na konkurenci a dodržování závazných pravidel soutěžního práva

 Každý zaměstnanec Společnosti je povinen dodržovat pravidla hospodářské soutěže.

Určení zaměstnanci Společnosti jsou povinni zúčastnit se školení a podepsat prohlášení o dodržování pravidel hospodářské soutěže. Setkají-li se s případem, který vyžaduje právní radu či hodnocení, obrátí se neprodleně na příslušného specialistu v otázkách hospodářské soutěže.

2.     Obchodní jednání

• Společnost jedná s obchodními partnery čestně a v souladu se zákonem. Zaměstnanci jednají zdvořile a vstřícně, korektně a s náležitou odbornou péčí.
• Společnost nabízí a prodává své výrobky a služby na základě jejich kvality a ceny. Obchodní transakce musejí vycházet z aktuálních tržních podmínek a jejich předpokládaného vývoje.
• Všechny obchodní operace musí být schváleny dle Spisového a skartačního řádu.
• Obchodní vztahy musí být v souladu s právními předpisy sídla Společnosti, pokud není uvedeno jinak, jsou dokumentovány příslušnými doklady.
• V obchodní činnosti dbají zaměstnanci právních předpisů v oblasti opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Zaměstnanci jsou povinni adekvátně prověřit před navázáním jakéhokoliv obchodního vztahu dostupné informace o obchodních partnerech a ověřit si jejich důvěryhodnost, případně zda jejich činnost nevzbuzuje pochybnosti.
• Společnost se zavazuje, že bez souhlasu obchodních partnerů a klientů nezveřejní, pokud právní předpisy nestanoví jinak, důvěrné informace o nich.
• Od obchodních partnerů požaduje, aby dodržovali právní předpisy, a přiměřeně usiluje, aby dodržovali pravidla obsažená v této Směrnici a zachovávali mlčenlivost o obsahu svého obchodního vztahu se Společností.
• Společnost:

• důsledně plní své závazky a brání se přijímat závazky, které nebude schopna dodržet,
• odvádí kvalitní služby a vyrábí kvalitní výrobky, za něž plně odpovídá,
• usiluje o plné uspokojení očekávání a požadavků klienta,
• se zákazníky jedná profesionálně, korektně a čestně,
• zachovává obchodní tajemství a respektuje důvěrnost informací o svých obchodních partnerech.

3.     Jednání s orgány veřejné moci

• Společnost ve styku s orgány veřejné moci postupuje vždy v souladu se zákonem, a to při dodržení interních    předpisů.
• Společnost a oprávnění či zmocnění zaměstnanci spolupracují s orgány veřejné moci především v případech poskytnutí relevantních informací požadovaných těmito orgány v souladu s právními předpisy. Informace poskytuje vždy úplné a pravdivé a poskytuje maximální součinnost, již je po ní spravedlivé požadovat, při provádění zákonných kontrol ze strany těchto orgánů.

4.     Obchodní zdvořilost

• Zaměstnanci Společnosti nemohou dávat nebo přijímat dary a pozornosti, neodpovídající běžným obchodním zvyklostem, které by mohly být chápány jako úplatek nebo zvláštní výhoda.
• Zaměstnanci Společnosti nesmějí přímo ani nepřímo nabízet, dávat, požadovat nebo akceptovat úplatky za účelem získání nebo udržení obchodních vztahů, s výjimkou firemních dárků malé hodnoty (s logem firmy). Jiné dary musí být taktně odmítnuty.

5.     Pravidla pro zadávání zakázek a vyjednávaní obchodních vztahů

• Každý potenciální dodavatel, který chce získat od Společnosti zakázku, vždy očekává čestné a nepředpojaté prověření své nabídky, což musí zaměstnanci Společnosti, kteří mají v popisu svého pracovního místa zadávání zakázek, respektovat, totéž platí pro uzavírání obchodních a prodejních smluv se zákazníky Společnosti.
• Zaměstnanec je povinen ohlásit nadřízenému jakékoli osobní zájmy, které by mohly ovlivnit zadání a realizaci jeho služebního úkolu (tj. prokázat svoji nezávislost na řešení pracovního úkolu – takovým rizikem střetu zájmů a možné neobjektivity jsou osobní či profesní vazby/vztahy zaměstnance a jemu blízkých osob s pracovníky/beneficienty obchodního partnera, zainteresovanost zaměstnance nebo blízké osoby na příjmech obchodního partnera, osobní obchodní vztahy individuální povahy.

Nadřízený zaměstnanec vždy vyhodnotí riziko střetu zájmů a rozhodne o dodatečných opatřeních v oblasti kontroly a schvalování obchodního vztahu, např. o přesunu odpovědností za vztahy s daným partnerem na jiného pracovníka. Podá povinně e-mailové hlášení svému nadřízenému s informací o střetu zájmu a jeho řešení.

• Dodavatelé v soutěži o zakázky nesmějí být jakkoli nečestným způsobem upřednostňováni nebo znevýhodňováni, podobně ani zákazníci.
• Zaměstnanci nesmí zadávat žádné osobní objednávky ani uzavírat obchody se společnostmi, se kterými mají služební kontakty, pokud by jim z toho mohly vzniknout určité výhody – zejména v případech, kdy má nebo by mohl mít zaměstnanec přímý či nepřímý vliv na zadávání zakázek této Společnosti. Střetem zájmů je i uzavírání takového obchodu osobou blízkou zaměstnanci za vzniku individuální výhody.
• Zaměstnanec smí přijmout pouze přiměřené a důvodné pozvání obchodních partnerů k projednání záležitostí pracovního úkolu, nebo bylo-li by odmítnutí pozvání v daném prostředí v protikladu se zásadami zdvořilého chování.

6.     Poskytování darů Společností

 Společnost poskytuje účelově vázané peněžní a věcné dary na financování vědy a vzdělání, výzkumných a vývojových účelů, kultury, školství, na požární ochranu, na podporu a ochranu mládeže, na ochranu zvířat a jejich zdraví, na účely sociální, zdravotnické, ekologické, humanitární, charitativní, tělovýchovné, sportovní a politické.

 Společnost postupuje ve věci poskytování darů dle následujících pravidel přispívání:

• zásadně nevyhovuje žádostem o přispívání fyzickým osobám, neposkytuje ani platby i malých částek na soukromá konta – výjimku z daného pravidla může vedení společnosti a to s ohledem na sociální nebo jiné aspekty žádosti,
• neposkytuje žádné příspěvky osobám, které by mohly poškodit pověst Společnosti,
• je znám příjemce daru a konkrétní způsob jeho využití příjemcem, důvody přispívání,
• využití daru musí být kdykoliv podloženo předložením účtů,
• příspěvek musí být daňově odpočitatelný - výjimky z tohoto pravidla podléhají schválení vedení Společnosti,
• je zakázáno zvýhodňování podobné přispívání (jsou tak chápány příspěvky, zdánlivě poskytované jako odměna za určitou práci nebo službu, avšak příspěvek výrazně překračuje hodnotu této služby).

         ZAMEZENÍ KONFLIKTU ZÁJMŮ

• Zaměstnanci Společnosti se při plnění svých úkolů nesmějí dostat do konfliktu zájmů nebo loajality.
• Zaměstnanci mohou vykonávat výdělečnou činnost vedle svého zaměstnání za podmínky, že tato jejich činnosti nezasahuje do oprávněných zájmů jejich zaměstnavatele.
• Zaměstnanec je oprávněn vykonávat vedle svého zaměstnání jinou výdělečnou činnost, která je shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele jen s předchozím písemným souhlasem zaměstnavatele (§ 304 zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce v platném znění).
• Výdělečnou činností se rozumí každá právem dovolená činnost vykonávaná za účelem získání majetkového prospěchu, tedy mj. i podnikání nebo činnost člena orgánu obchodní společnosti. Není rozhodující, zda výdělečná činnost je vykonávána na základě pracovněprávního vztahu, občanskoprávního vztahu nebo na základě živnostenského nebo jiného oprávnění.
• Zaměstnanec v rámci svých aktivit nesmí vstupovat do konkurenčních a soutěžních aktivit ani vůči Společnosti - může vyvíjet výdělečnou činnost většího než drobného rozsahu v těchto oblastech pouze po písemném svolení zaměstnavatele.
• Střetem zájmů je také předávaní obchodních informací, doporučení, know-how a informací společnosti, které mohou napomáhat konkurenčním aktivitám jiných osob.
• Omezení výkonu výdělečné činnosti, která je shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele, se nevztahuje na výkon vědecké, pedagogické, publicistické, literární a umělecké činnosti.
• Zaměstnanci Společnosti, kteří zjistili konkurenční aktivity jiného zaměstnance v působnosti Společnosti, informují neprodleně vedení Společnosti.

        ZACHÁZENÍ S INFORMACEMI

Efektivní spolupráce vyžaduje korektní a pravdivé poskytování informací ve Společnosti ve vztahu k investorům, zákazníkům, obchodním partnerům, veřejnosti a státním institucím.

• Veškeré zprávy, výkazy, sestavy dat, popř. výkresy pro interní a externí potřebu musí být korektní a odpovídat skutečnosti.
• V souladu se zásadami řádně vedeného účetnictví musí být data úplná, správná, odpovídat v čase i v ekonomickém administrativním software, což platí také pro účtování sponzorských darů.

        MLČENLIVOST

Zaměstnanci jsou povinni dodržovat právní předpisy zakazující zneužívání důvěrných obchodních informací.

V interních záležitostech společnosti, které nebyly dány veřejnosti ve známost, je třeba zachovávat mlčenlivost. Jedná se například o informace o organizaci Společnosti a o jejím zařízení, o postupy obchodní, výrobní, výzkumné či vývojové a o čísla interního výkaznictví.

Mlčenlivost je nutno dodržovat i po skončení pracovního poměru, a to dle příslušného ustanovení zákoníku práce, případně na základě ujednání v pracovní smlouvě.

        TRESTNÍ ODPOVĚDNOST SPOLEČNOSTI A ZÁSADY NULOVÉ TOLERANCE

1.     Trestní odpovědnost právnických osob

• Společnost je možné za podmínek zákona o trestní odpovědnosti právnických osob stíhat za jednání odpovědných osob a zaměstnanců.
• Protiprávní čin spáchaný fyzickou osobou je přičitatelný Společnosti, jestliže byl spáchán jejím jménem nebo v jejím zájmu nebo v rámci její činnosti za podmínky, že jednal:

a)       statutární orgán nebo člen statutárního orgánu, jiná osoba, která je oprávněna jménem nebo za právnickou osobu jednat,

b)       ten, kdo u právnické osoby vykonává řídící nebo kontrolní činnost,

c)       ten, kdo vykonává rozhodující vliv na řízení této právnické osoby,

d)       zaměstnanec nebo osoba v obdobném postavení při plnění pracovních úkolů,  jestliže ho lze této právnické osobě přičítat.

• Zaměstnanci nebo osoby v obdobném postavení při plnění pracovních úkolů lze protiprávní čin přičítat, jestliže:

a)       na podkladě rozhodnutí, schválení nebo pokynu výše uvedených orgánů nebo osob anebo proto, že orgány právnické osoby nebo

b)       osoby výše uvedené neprovedly taková opatření, která měly provést podle jiného právního předpisu nebo která po nich lze spravedlivě požadovat, zejména neprovedly povinnou nebo potřebnou kontrolu nad činností zaměstnanců nebo jiných osob, jimž jsou nadřízeny,

c)       anebo neučinily nezbytná opatření k zamezení nebo odvrácení následků spáchaného trestného činu.

• Trestní odpovědnosti Společnosti nebrání, zda se podaří zjistit, která konkrétní fyzická osoba jednala způsobem uvedeným shora.
• Zaměstnanci jsou povinni hlásit rizika vzniku trestní odpovědnosti Společnosti.

2.     Zásady nulové tolerance trestné činnosti

Společnost otevřeně odmítá jakékoliv páchání trestné činnosti ze strany Společnosti, jejich odpovědných osob a zaměstnanců.

Společnost aktivně usiluje o odhalování trestné činnosti, jež byla páchána v souvislosti s činností Společnosti. V zájmu dosažení tohoto cíle společnost vytváří prostředí, v němž je podporováno aktivní upozorňování ze strany stávajících i bývalých zaměstnanců Společnosti a rovněž dalších třetích osob na praktiky, k nimž dochází v souvislosti s činností Společnosti a které by mohly být hodnoceny jako trestný čin.

Společnost se zavazuje disponovat vnitřními mechanismy k odhalování trestné činnosti a jiného porušování právních předpisů.

Společnost klade důraz na reálné, důsledné a pravidelné provádění interních kontrol dodržování právních předpisů.

Zaměstnanci jsou povinni plně spolupracovat v rámci veškeré interní kontrolní činnosti, a to zejména při interním vyšetřování, interním či externím auditu a jiných formách vyšetřování týkající se páchání trestné činnosti či jiného porušování právních předpisů.

Zaměstnanci jsou povinni odmítnout jednání či činnost, kterou by mohli spáchat trestný čin, dopustit se porušení právních předpisů či vnitřních norem Společnosti.

V trestním řízení jsou zaměstnanci povinni poskytovat příslušným orgánům náležitou součinnost, nesmějí zadržovat, pozměňovat nebo zamlčovat relevantní informace a v maximální míře zachovávat důvěrnost vyšetřování.

        STÍŽNOSTI A PODNĚTY 

Dle Organizačního a Pracovního řádu by měli zaměstnanci, pokud je to z jejich hlediska možné, využít interní možnosti pro urovnání sporných případů, se kterými se mohou setkat při své pracovní činnosti, a to cestou pracovního pořádku.

Každý zaměstnanec Společnosti může vznést stížnost nebo poukázat na okolnosti, z nichž lze vyvodit, že došlo k porušení pravidel dle této Směrnice, a to u svého nadřízeného, vedoucího personálního úseku nebo právníka Společnosti.

Jedním z nástrojů  k vyřešení případného porušení pravidel chování je Etická linka, na kterou může každý zaměstnanec Společnosti sdělit své případné poznatky či podezření z neetického chování ve Společnosti.

Jsou jmenováni speciálně pověření a proškolení zaměstnanci „Compliance Officers“, kteří řeší všechny případy a podněty, zaznamenané na Etické lince „Tell Us“:

na telefonním čísle +420  573 592 113

Každý podnět, zaznamenaný na jakékoliv úrovni týmu Compliance Officerem či etické lince TELL US bude detailně prošetřen a v případě potřeby budou přijata nápravná opatření. Všechny podklady, týkající se šetření, jsou důvěrné. Nejsou povolena a tolerována jakákoliv odvetná opatření proti osobě, která poskytla podnět k šetření.

V rámci šetření podnětů nemá provozovatel etické linky (Compliance Officer) oznamovací povinnost směrem k exekutivnímu managementu Společnosti, jak o existenci podnětu, tak i o případném zahájení šetření Compliance a to až do doby jeho uzavření, pokud ve výjimečných případech s ohledem na charakter oznámení nebude rozhodnuto jinak.

Bez ohledu na skutečnost, zda byla ze strany Compliance Officera splněna oznamovací povinnost či nikoliv, anebo exekutivní management disponuje informací o realizaci šetření, je tomuto zakázáno činit jakékoliv kroky nebo rozhodnutí, které by mohly vést k:

a) maření předmětného šetření,

b) ovlivňování svědků,

c) ovlivňování nebo pozměňování důkazních prostředků, dokumentů, atd.

d) přijetí takových opatření, která by vedla k eliminaci šetření samotného nebo ovlivnění jeho závěrů. 

     IMPLEMENTACE A AKTUALIZACE PROGRAMU COMPLIANCE

Implementace této Směrnice a její trvalé uplatnění v praxi se provádí prostřednictvím školení.

Dojde-li k její aktualizaci, proškolení je realizováno dvěma způsoby:

• E-learningu – vrcholový a střední management, technicko-hospodářští zaměstnanci,
• Pracovního pořádku – ostatní zaměstnanci

Ve Společnosti je vytvořena řídící skupina projektu Compliance a v čele se jmenovaným vedoucím programu, který ho řídí a zajišťuje školení Complince officery (řídící, segmentové a firemní) dle aktuálního plánu.

Vedoucí programu předává výsledky hodnocení programu Compliance představenstvu Společnosti.

Implementace zavedení pravidel etického chování pro určené zaměstnance má tyto hlavní kroky:

• prokazatelné seznámení všech zaměstnanců s touto směrnicí,
• školení programu Compliance ve vztahu k lince Tell us, školení s pomocí aplikace Compliance, e-Learning.

     VEŘEJNOST, ZNALOST, KONTROLA A DODRŽOVÁNÍ ZÁSAD PROGRAMU COMPLIANCE

V rámci systému ISO a programu Compliance bude s touto Směrnicí seznámen každý zaměstnanec a tato Směrnice bude všem zaměstnancům dostupná v  rámci řízené dokumentace či na intranetovém portálu Společnosti.

Statutární orgán odpovídá za realizaci této Směrnice, s jejím seznámením všemi zaměstnanci, a aby svým podpisem (či elektronickým podpisem) seznámení potvrdili. Současně odpovídají za seznámení zaměstnanců s touto Směrnicí, jejím významem, účelem a jejím zavedením do praxe.

Řešení případných disproporcí nebo nejasných výkladů právních předpisů (ve vztahu k určitému podnětu, který se týká Etického kodexu) a závazných interních předpisů Společnosti projednává vedoucí programu Compliance s personálním útvarem. Tento postup zajišťuje kompatibilitu výkladu etického chování ve Společnosti, Dodržování etického kodexu je kontrolováno prostřednictvím auditů.

Společnost si je vědoma, že Směrnici je zapotřebí průběžně doplňovat, rozvíjet a aktualizovat. Závazkem Společnosti je žádným způsobem nepřipustit trestnou činnost.

     PROHLÁŠENÍ ZAMĚSTNANCE

• Každý nový zaměstnanec společnosti je seznámen s touto Směrnicí v úvodním školení prostřednictvím personalisty a proškolení stvrdí svým podpisem na formulář „Úvodní školení“ a následně v rámci pravidelných školení ve společnosti, min. však 1x ročně.

• Ostatní zaměstnanci jsou s touto Směrnicí seznámeni cestou pracovního pořádku. 

     ODPOVĚDNOST JEDNOTLIVÝCH ÚTVARŮ

Představenstvo:

-          2x ročně projedná zprávu Compliance managementu o aktuální situaci na úseku trestní odpovědnosti Společnosti.

Dozorčí rada:

-          2x ročně projedná zprávu Compliance managementu o aktuální situaci na úseku trestní odpovědnosti Společnosti.

Compliance management, odpovídá za:

-          návrhy opatření vedoucí k zabránění, k zamezení nebo napravení trestného činu, či vzniku jeho škodlivého následku, k odstranění nebezpečí, které hrozí spácháním trestného činu,

-          průběžné monitorování funkčnosti celého systému a navrhování představenstvu společnosti opatření ke zvýšení jeho efektivity,

-          stanovení bezpečnostní politiky ochrany údajů v informačních a komunikačních systémech Společnosti,

-          neprodlené informování předsedy představenstva a členů představenstva o vzniklých či zjištěných okolnostech vedoucích k trestní odpovědnosti Společnosti,

-          neprodlené informování předsedy představenstva, příslušných členů představenstva, případně dalších vedoucích zaměstnanců, o předem neohlášeném příchodu příslušníků Policie České republiky do budov Společnosti; ve spolupráci s věcně příslušnými útvary asistuje Policii České republiky při předávání vyžádaných informací,

-          stanovují a vyhodnocují rizika vedoucí k trestní odpovědnosti společnosti a navrhují opatření vedoucí k jejich eliminaci,

-          systematicky vyhodnocují rizika, která mohou vést k trestné činnosti zaměstnanců a následné případné trestní odpovědnosti Společnosti,

-          odpovídají za dodržování funkčnosti a efektivnosti systému zaměřeného na eliminaci rizik vedoucích k trestní odpovědnosti Společnosti,

-          provádí audit správnosti nastavení a funkčnosti celého systému, a to na základě rozhodnutí představenstva Společnosti,

-          provádí z vlastní iniciativy nebo na žádost kontrolu fungování jednotlivých prvků tohoto systému,

-          zajišťuje agendu anonymního oznamování a šetření podvodů a nekalých jednání ve Společnosti (whistleblowing),

-          pravidelné pololetní informování představenstva Společnosti o aktuální situaci na úseku trestní odpovědnosti Společnosti.

Odbor personální:

-          stanoví ve spolupráci s věcně příslušnými útvary seznam pracovních pozic a odpovědných osob, které by mohly způsobit trestní odpovědnost Společnosti,

-          zajišťuje proškolování osob výše uvedených,

-          v případě potřeby navrhuje, resp. provádí příslušná personální opatření.

Vedoucí zaměstnanci společnosti:

-          na svěřeném úseku identifikují a analyzují rizika vedoucí k uplatnění trestní odpovědnosti vůči Společnosti,

-          odpovídají podle zásady „ten, kdo řídí, kontroluje“ v rozsahu své působnosti za minimalizaci a odvrácení rizika trestní odpovědnosti Společnosti,

-          přijímají vlastní opatření omezující rizika trestní odpovědnosti Společnosti, či navrhují příslušná opatření v této oblasti,

-          prokazatelně seznámí zaměstnance ve své řídící působnosti s touto směrnicí.

     ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Tato Směrnice může být měněna či doplňována stejným způsobem, jakým byla přijata. Změny či doplnění by měly být činěny především na základě změn právních předpisů, poznatků z praxe a na základě návrhů zaměstnanců Společnosti, jejichž předkládání Společnost vítá a podporuje.

   Související dokumenty

• Všeobecná deklarace lidských práv (UNO) z roku 1948
• Evropská konvence na ochranu lidských práv a základních svobod, 1950
• Deklarace zásad ILO (Mezinárodní organizace práce) o nadnárodních podnicích a sociální politice, 1977;
• Deklarace ILO o zásadních principech a pracovních právech, 1998 (především s následujícími tématy: Odstranění práce dětí, odbourání nucené práce, zákaz diskriminace, svoboda shromažďování a právo na kolektivní vyjednávání)
• OECD (Organizace pro ekonomickou spolupráci a rozvoj) Zásady činnosti nadnárodních podniků, 2000;
• „Agenda 21“ k trvale udržitelnému rozvoji (závěrečný dokument konference UNO pro ochranu životního prostředí a rozvoj, Rio de Janeiro, 1992)
• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce v platném znění